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Bonjour ボンジュール  2015夏号

悪影響を及ぼすデータの大量保存A

 お得意様におかれましては、益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。

 前回は「未使用ファイル(不要データ)が業績を悪化させる」ことに触れました。今回はその対策について記します。
 未使用ファイルですから消せば済むのですが、それがなかなかできません。「念のために残しておこう」と、次第に増えていきます。
 対策は二つあります。@定期的にフォルダメンテナンスをかける。Aメンテナンスをかけやすいフォルダ構成にしておく。
 @は3段階方式をお勧めしています。第一段階は社員各自が未使用ファイルを消します。それで減らなければ、第二段階では古い日付のファイルを無条件で消します。もしこの無条件消しに問題があるならば、第三段階ではフォルダを1年単位で作りなおします。効果は第三段階が一番です。例えば今年は「2015」というフォルダを作り、そこへ新しいファイルを保存していきます。過去のファイルで必要なものはその都度2014のフォルダから移動してきます。これを毎年繰り返します。
 Aはフォルダを二つの概念に分けて管理します。「資産フォルダ」と「費用フォルダ」です。資産フォルダとは定期的に利用を繰り返すファイル群です。費用フォルダは一時的に使い切るファイル群です。
 いかがでしょうか。ご興味あればお問い合わせください。ホームページにも載せております。


貴社業界はいかがでしょうか。乱筆失礼いたします。 (塚田)

コスト削減応援隊 vol.19

 IT業界は日進月歩で進化しています。 このコーナーでは最新技術や最新情報を駆使したITにまつわるコスト削減方法をご紹介します。 内容は弊社で実践し、コスト削減効果が出ているものが中心です。

 皆さん、社員間でのメールのやり取りが面倒な時はございませんか?
時録に残せるという利点がある反面、手間が掛かります。
そんな方へおススメなのが、

 チャットツール SLACK(スラック)

 「SLACK」はSKYPEやLINEに近いチャットツールです。社内でのコミュニティを作成すれば、その中でのみメッセージのやり取りが行えます。 また、複数や1対1でメッセージを送りあえることも、特徴のひとつです。
 ファイルの送受信もできるので、メールより気軽にコミュニケーションをとることができます。(内田)

コラム

 現在弊社では、業務システムの画面デザインテンプレート化を進めております。 今まで皆さまから頂いた操作性に関するお声や、海外を含めて活用されている画面デザインを弊社なりにまとめております。
 テンプレート化やナレッジマネジメントはいざ進めてみると線引きや具体的なアウトプットの定義が難しかったのですが、やっと動き出すことができております。
お得意様におかれましても工夫されている点あればぜひ教えてください。

お知らせ

 8月に「浅草むぎとろ様」で納涼会をさせていてだきました。弊社のお得意さまで創業85年の老舗です。 実際にシステムのご提供先にお客さんとしての体験が出来たのは社員にとっても非常に貴重な時間でした。(高橋)

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