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お得意様インタビュー:株式会社ティー・ティー・シー様

■ ボンクレお得意様に聞く - 株式会社ティー・ティー・シー


株式会社ティー・ティー・シー 代表取締役会長の橋恒夫氏と代表取締役社長の橋鉄平氏に、ボンクレの選定理由と評価をうかがった。


(株式会社ティー・ティー・シーについて)
輸入食品の通関手続きを主な事業とする。主な顧客は大手総合商社、食品メーカーなど。食品の輸出入の計画段階から、関連法規(食品衛生法、動物検疫法、植物防疫法、関税法等)、必要書類、必要手続、食品添加物チェック等に関わるコンサルティングを行う。平成元年設立。本社東京都中央区。神奈川県川崎市に通関事務所。従業員17人(役員含む)、年商約30億円。 
(2011年1月現在)   
 
■ 会社独自の業務をきめ細かくシステム化してくれた

― 株式会社ティー・ティー・シーでは、ボンクレにどのようなシステム化を依頼しましたか。

(橋鉄平社長)弊社がボンクレに依頼したのは、次のような業務のシステム化です。

 

発注情報の入力 顧客から届いた船積書類等を元に、発注情報を入力する。
業務指示書の出力 発注情報に基づき、通関手続き、搬送、仕分、保管等に関する指示書(社内向け・協力会社向け)を作成する。
進捗管理 案件の進捗状況を入力・共有する。
請求書の出力 顧客宛の請求書を、発注情報・進捗情報に基づいて作成する。
支払見込額の入力 顧客宛の請求書を作成すると同時に、協力会社への支払見込額を入力する。
実際の支払額の入力 協力会社から請求書が届いたら、請求額(支払額)を入力する。
経理ソフトへの
データ引渡し
顧客への請求データ、および協力会社からの請求データを、経理ソフトに引き渡す。
営業収支の集計 営業収支(見込・実績)を、案件ごと、日ごと、月ごと、期ごとなどで集計する。

弊社で使用している経理ソフトや、通関業界独自の申請ソフトなどとも、スムーズにデータをやり取りできるシステムを作ってもらいました。

恒夫会長)うちは請求書一つ作るにも、通関料、食品申請料、検疫料、運搬料、保管料と項目がいくつもあって、しかも項目ごとに課税・非課税が違います。ボンクレは、うちの業務の特殊性に、きめ細かく対応したシステムを作ってくれました。



■ 日次の営業収支を、スピーディーかつ正確に把握できるようになった

― 新しい業務管理システムを導入して、どのような効果がありましたか。

(橋鉄平社長)主に、6つの導入効果がありました。

 

導入効果1: 日々の業務の作業時間が約半分になった

業務指示書の作成などのルーティーンワークに掛かる時間が、従来の約半分になりました。同じデータを、営業管理ソフトと経理ソフトに二重入力する必要もなくなりました。

導入効果2: 顧客宛の請求をスピーディーにできるようになった

従来は顧客宛の請求書を営業担当者が下書きし、経理担当者が発行していました。新システムでは、営業担当者が自分で請求書を発行できるようになりました。請求書をスピーディーに発行できるようになった結果、顧客満足度が向上し、キャッシュフローも改善しました。

導入効果3: 支払見込額が、実際の金額から乖離しなくなった

弊社では、売上と費用の計上タイミングのずれによって、営業利益の誤認知が生じるのを防ぐため、各案件の売上を計上すると同時に、対応する支払見込額を計上するルールにしています。従来は、協力会社への支払見込額を、各担当者の推測で決めていたのですが、新システムでは、発注内容ごとに用意されたテンプレートから入力できるため、見込額と実際額の乖離が大幅に減少しました。

導入効果4: 営業収支を毎日チェックできるようになった

一日単位での詳細な営業収支を、毎日スピーディーにチェックできるようになりました。従来はこうした営業収支の集計に30分以上掛かっていたため、日によっては忙しくて実施できないこともありました。

導入効果5: 案件ごとの利益率を、迅速かつ正確に出せるようになった

案件ごとの収支・利益率を、ほぼリアルタイムで監視できるようになりました。表示上の利益率が大きすぎる場合は、支出見込額の計上漏れがないかすばやくチェックできますし、利益率が恒常的に基準値以下になる取引に関しては、構造的な問題を疑うことができます。

導入効果6: 戦略的な仕事に、より多くの時間を取れるようになった

業務が効率化された結果、経営戦略の策定、業務のさらなる仕組化に、より多くの時間を取れるようになりました。

恒夫会長)経営者の立場から見て一番大きかったのは、日次の営業収支を、迅速かつ正確にチェックできるようになったことです。営業収支は、ほぼリアルタイムで把握できるようにしておかないと、何か問題に気づいた時には、もう手遅れということにもなりかねません。ところがデータを出すのに何十分も掛かるようですと、どうしても、毎日はチェックできなくなります。新システムでは、日次の営業収支をすぐ見れるようになりましたし、データの精度も向上しました。その点は本当に助かっています。



■ ボンクレを選んだ5つの理由

― 今回、新しい業務管理システムを構築した経緯を教えてください。

(橋鉄平社長)以前利用していた業務管理システムは、某大手システム会社に、約8年前に構築してもらったものでした。この旧システムが弊社の業務実態と合わなくなってきたことが、新システムへの刷新を決めたきっかけでした。

恒夫会長)「景気が悪いうちに、有効な投資をしておきたい」という考えもありました。景気が良くなってから動き始めたのでは、我々中小企業は負けてしまいますから。

もう一つ、僕はそろそろリタイアを考えないといけない年齢です。そうすると、何か置き土産が必要です。システムというのは、会社への置き土産として一番いい選択肢でした。

― システム化を委託する会社を、どのような基準で選びましたか。

(橋鉄平社長)旧システムを構築してもらった大手システム会社には、システム化に対する姿勢の面でも、導入後のサポートの面でも、金額の面でも、いろいろと不満を感じていました。そこで今回は、納得できるシステム会社を、慎重に選びました。

システム会社の選定にあたっては、次の5点を重視しました。

選定基準1: 規模が適正であること

弊社のような中小企業のシステム化に適した業者の規模を考えました。大手のシステム会社では、真剣に取り組んでもらえない懸念があります。逆に規模の小さすぎる会社では、導入後のサポートに不安がありました。

選定基準2: システム化への熱意を持っていること

「言われた通りのシステムを作ればいい」という姿勢の会社ではなく、「少しでもいいシステムを創りたい」という姿勢のシステム会社に依頼したいと思いました。

選定基準3: 導入後のサポートに熱心であること

システムは、完成後も、必ず継続的なメンテナンスが必要になります。こういったメンテナンスやサポートを、熱心にやってくれるかどうかも重視しました。

選定基準4: 価格が適正であること

システム化の費用だけでなく、メンテナンス費の決め方が適正かどうかも重視しました。

選定基準5: 経営が健全であること

システムの完成後も、安定して継続的にメンテナンスを行ってもらうためには、経営状況が健全なシステム会社に依頼することが重要と考えました。

― 基準に合うシステム会社を、どのように探しましたか。

(橋鉄平社長)取引のある複数の都市銀行に、システム会社の紹介を依頼しました。何社か紹介された中で、弊社の選定基準を最も満たしていたのが、ボンクレでした。
 

恒夫会長)ボンクレを紹介してくれた都市銀行の売り文句は、「ここは無借金経営ですから」でした。

ボンクレを選んだ一番の決め手は、プレゼンの時にボンクレの社長さんが、「うちはシステムを創るところまでじゃなくて、創った後に自信があります」とおっしゃったことです。以前依頼した大手システム会社で一番不満だったのは、導入後のメンテナンスを熱心にやってくれなかったことでしたから。



■ ボンクレのスタッフは、会社の業務内容から理解しようとした

― ボンクレによるシステム化は、どのようなスケジュールで進みましたか。

(橋鉄平社長)システム化は、次のようなスケジュールで進みました。

 

2007年9月 ボンクレの担当者が訪問しての初回ヒアリング
2007年10月 ボンクレからの提案
2008年1月 発注
2009年3月 初期バージョン完成
2009年6月 導入研修・利用開始
2009年6月〜 毎月の定期バージョンアップ

― システム化の過程で、印象に残っていることはありますか。

(橋鉄平社長)ボンクレのスタッフは、弊社のオフィスに常駐して、システム化に専念してくれました。いつでも直接話せる距離で作業を進めてくれたので、お互い質問や提案などのコミュニケーションを、濃密に取ることができました。システム化の過程では毎週、我々とスタッフの方でミーティングを持ち、進捗状況や方向性を確認していました。

こちらが「こんなことできる?」と聞けば、ボンクレのスタッフの方は、いつも真剣に検討した上で、「できますが、費用がこれぐらい掛かります。どうしますか?」と回答してくれました。ボンクレのスタッフの方から、「他にこういう方法もあります。費用はこれぐらいになります。どちらにしますか?」と複数のプランを提案してくれたことも多かったです。おかげで、機能的にも、予算的にも、納得できるシステムを完成させることができました。

恒夫会長)ボンクレのすごかったところは、まずうちの仕事を、完全に理解しようとしたところです。貿易用語を覚えるところから、システム化をスタートしてくれました。

システム化のための話し合いの量も、前に頼んだところは、ボンクレの10分の1くらいでした。ボンクレと違い、うちの業務を理解しないで、最初に言われた機能をそのまま実現しただけでした。

なにより、ボンクレのスタッフには、「いいものを創りたい」という熱意がありました。



■ システム完成後のサポート・メンテナンスにも満足

― 完成後のサポートやメンテナンスはいかがでしたか。

(橋鉄平社長)発注前にボンクレの社長さんが言った「うちはシステムを創るところまでじゃなくて、創った後に自信があります」という言葉に、嘘はありませんでした。

システム完成後も、ボンクレのスタッフの方は、こまめにメンテナンスに訪問してくれます。たとえば新しい業務フローが追加された時や、出力される表の順序を変更してほしくなった時も、すばやく対応してもらえました。細かいバージョンアップは、ほぼ毎月のように行ってくれています。機能の変更や追加をお願いすると、工数などに応じて3種類の見積を出してくれるので、こちらも優先順位や予算に応じて、最適のバージョンアップをお願いできます。

ボンクレに作ってもらったシステムのことに限らず、パソコン全般のことで質問や相談に応じてくれるのもありがたいです。

恒夫会長)ボンクレは、メンテナンス費の決め方も良心的です。前に頼んだところは、自動的に最初のシステム化費用の何%という決め方でしたから、ほとんどメンテナンスに来てくれないのに、メンテナンス費だけは毎月引き落とされて、納得がいきませんでした。ボンクレのメンテナンス費は、やってもらっている作業の量を考えれば、十分納得できるものです。



■ システム化を考えている中小企業へのアドバイス

― 最後に、現在システム化を考えている中小企業の方へ、アドバイスをお願いします。

(橋鉄平社長)中小企業には、どこもそれぞれ、独自の業務内容や業務手順があると思います。導入済みのパッケージソフトや、過去に構築したシステムを、そのまま使い続けたいことも多いと思います。システム会社を選ぶ時は、こういった各社独自の業務のやり方や、既存システム資産との連携に、きめ細かく対応してくれる会社を選ぶことをお勧めします。

恒夫会長)システム会社で一番違いが出るのは、システム完成後のフォローの部分だと思います。ここを熱心にやってくれるシステム会社を選ぶことが、やはり一番重要だと思います。

株式会社ティー・ティー・シー様、本日はお忙しい中、
貴重なお話をありがとうございました。


※ 取材日:2011年1月
※ 株式会社ティー・ティー・シーのWebサイト
※ 取材・製作:カスタマワイズ

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