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お得意様インタビュー:株式会社 浅草むぎとろ様

■ ボンクレお得意様に聞く - 株式会社 浅草むぎとろ

「古くから店を愛してくださるお客様の

ためにも、変えずに守りたい仕組みがあ

りました。お客様に末永く愛していただ

くためにも、変えるべき仕組みは積極的

に変えたいと思いました。ボンクレは、

当社の“守るべき仕組み”と“変えるべ

き仕組み”を理解した上で販売管理をシ

ステム化してくれました。」

       株式会社浅草むぎとろ 営業部統括部課長 田中一成氏


システム入れ替えを担当した、株式会社浅草むぎとろ 営業部統括部課長の田中一成氏に、ボンクレの選定理由と評価をうかがった。


(株式会社浅草むぎとろについて)
創業昭和4年(1929年)。東京都台東区浅草で和食料理店を営む。「むぎとろ」(すりおろしたとろろ芋の汁を麦飯にかけた料理)が名物。とろろ汁の冷凍パック、とろろ芋を使った茶そば、和菓子などのオリジナル商品の小売および卸売も行う。従業員165名。
(2012年5月現在) 


むぎとろ


 
■ どのような業務をシステム化したか

― ボンクレに、どのような業務のシステム化を依頼しましたか。

(田中課長)当社ではボンクレに、外商向け販売管理のシステム化を依頼しました。
 

― 「外商向け販売管理」とは、どのような業務ですか。

(田中課長)当社のオリジナル商品を、電話などでご注文いただいた一般のお客様に発送したり、百貨店や通信販売会社、ショッピング専門テレビ局、空港売店などに卸したりする業務です。

とろろ芋を使った浅草むぎとろオリジナル商品の例

冷凍味付とろろ

茶そば(乾麺・つゆ付)

かりんとう(「とろりんとう」)


■ システムの入れ替えに踏み切った理由

― 以前は、どのようなシステムで外商向け販売管理をしていましたか。

(田中課長)12年前に、別のシステム会社に開発してもらったシステムを使っていました。
 

― なぜ今回、旧システムの入れ替えに踏み切ったのですか。

(田中課長)旧システムの入れ替えに踏み切った理由は、主に3つありました。

1つ目は、旧システムでは、お客様へのスピーディーな対応が難しくなっていたからです。

旧システムは、データが増えるに従い、検索や処理のスピードが年々低下していました。

電話でご注文やお問い合わせをいただいた際に、データの呼び出しに時間が掛かって、電話口でお客様をお待たせしてしまうケースが、ここ数年増えていました。

2つ目は、業務を効率化する上で、旧システムがネックになり始めていたからです。

旧システムには、次のような問題がありました。

●掛率や送料を、取引先ごと・商品ごとにオペレーターが判断して入力しなければならない
●2台のPCでしか使用できない
●データをリアルタイムで共有できない
●売上などの期間集計が自由にできない
●限られたスタッフしか使いこなせない

こうした業務効率の悪さを、旧システムの単なる手直しで解決することは、もはや不可能でした。

3つ目は、OSのサポートが既に切れていたからです。

旧システムは、Windows NTをベースにしたシステムでした。サポートが切れたOSをベースにしたシステムを、この先いつまでも使い続けることはできません。この面でも、システムの入れ替えは必須でした。

そこで、2011年の春頃から、外商向け販売管理システムの入れ替えを本格的に検討し始めました。

 

■ 社内をどう説得したか

― システムを入れ替えることについて、社内に議論はありましたか。

(田中課長)多少ありました。

仕事のやり方が変わることに対し、不安も出されました。

システムを入れ替える必要性について、疑問も出されました。

― 社内の不安や疑問に、どう答えていきましたか。

(田中課長)システムを新しくすることで、お客様にどのようなメリットがあり、仕事がどれほど効率的になるのかを、できるだけ具体的に訴えました。

世の中がどんどん進歩していく中で、自分たちが進歩を怠れば、やがてお客様から見放されてしまいます。そういう危機感にも訴えました。

システムを入れ替えることで、顧客満足や業務効率がかえって落ちてしまわないように、システム化の対象になる業務を、自分でも隅々まで把握するように努めました。システム入れ替えで業務に支障を出さないことに対して、自分が責任を持つ姿勢を示すことで、最終的には社内の同意を得ることができました。

 

■ なぜ既製のパッケージソフトを使わなかったのか

― 販売管理システムには、既製のパッケージソフトも数多く市販されています。なぜ浅草むぎとろでは、既製のパッケージソフトを使わず、フルオーダーのシステム開発を依頼したのですか。

(田中課長)当社独自の書式や、独自のデータ処理に対応できる既製ソフトが、どうしても見つからなかったからです。

外国製も含めて、様々なパッケージソフトのトライアル版を試しました。しかし、当社のニーズを満たす製品はありませんでした。

― 浅草むぎとろ独自の書式には、どのようなものがありますか。


浅草むぎとろのお中元・お歳暮ギフト申込用紙。1枚は返送用、1枚はお客様控の複写式。前回利用した顧客に、依頼主と届け先の氏名や住所があらかじめ印字された状態で送られる。
 

(田中課長)一番重要だったのは、お中元・お歳暮ギフトの申込用紙でした。

おかげさまで当社のオリジナル商品は、ギフト用品としてもご好評いただいています。お中元・お歳暮に、毎年ご利用になるリピーターのお客様も、少なくありません。

お届け先は、一般的なお客様で十軒〜数十軒、多いお客様ですと、60軒以上にもなります。お中元・お歳暮のお届け先は、毎年ほぼ変わらないものですし、毎回何十軒ものお名前・ご住所を記入していただくのも、お客様にとってご負担です。

そこで当社では、お中元・お歳暮ギフト専用の申込用紙を用意し、前回ご利用いただいたお客様には、ご依頼主様のお名前・ご住所・ご連絡先と、前回のお届け先のお名前・ご住所・ご連絡先をあらかじめ印刷して、お中元・お歳暮シーズン前に送らせていただいています。これによりお客様は、前回とは異なる箇所を修正していただくだけで、お申し込み用紙への記入を済ませることができます。

この専用申込用紙は、もう20年以上使い続けています。当社のお客様は、若い方だけではありません。お歳を召した方もいらっしゃいます。長年慣れ親しまれたお中元・お歳暮申込用紙が、急に様変わりすれば、戸惑われるお客様がいらっしゃるかもしれません。ご面倒に感じるお客様もいらっしゃるかもしれません。

ですので、このお中元・お歳暮申込用紙は、このままの形で残したいと考えました。

ところがこの用紙は、判型が特殊なこともあり、既製のソフトでは、対応できるものが見つかりませんでした。

― 浅草むぎとろ独自のデータ処理には、どのようなものがありますか。

(田中課長)一つは、ギフト商品のお届け先まで含めた顧客データ管理です。

先ほど申し上げましたように、当社のお客様の中には、毎回60軒以上のお届け先に、当社のお中元・お歳暮ギフトを贈られる方もいらっしゃいます。

こうした、数十軒以上のお届け先を含む顧客データ管理を、当社が望む形で実現できるパッケージソフトは、残念ながら存在しませんでした。

もう一つは、取引先ごと・商品ごとの、商品代金や送料の計算です。

当社では、小売と卸売を平行して行っています。小売と卸売では、当然、商品単価も消費税の表示方法も異なります。また、同じ卸売でも、掛率や値引率は、取引規模などによってお客様ごとに変わってきます。

既存のパッケージソフトでは、こうした取引ごとに異なる価格計算を、柔軟に実現できませんでした。

このため、当社独自の販売管理システムを、フルオーダーで開発してもらうことにしました。

 

■ システムに求めた条件

― 外注向け販売管理システムをフルオーダーするにあたり、システムにどのような条件を求めましたか。

(田中課長)新しい外注向け販売管理システムに求めた条件は、主に次の8つです。
 

1.お客様を電話口でお待たせさせない反応スピード
2.手計算・手入力の大幅な削減
3.掛率・値引率・消費税表示・送料等の柔軟な設定
4.ギフト商品の発送先まで含めた顧客管理
5.独自書式(お歳暮・お中元申込用紙)、各種統一書式(百貨店、チェーンストア、菓子、チェーンOCR)への対応
7.柔軟な集計機能
8.業務の標準化

これら8つの条件を満たすシステムを、予算の範囲で開発できるシステム会社を探しました。

 

■ ボンクレを選んだ理由

― 数あるシステム会社の中から、ボンクレを選んだ理由を教えてください。


「他のシステム会社に予算を伝えたところ、『ゼロが一つ足りない』と言われました」(田中課長)
 

(田中課長)ボンクレを選んだ理由は、大きく3つありました。

第1に、開発費がリーズナブルだったからです。

ボンクレ以外にも、数社のシステム会社に声をかけました。しかし、こちらの予算を提示すると、どのシステム会社も、「それでは桁が1つ足りません」と回答してきました。

また、既製ソフトをカスタマイズする会社からも、見積りを取りました。フルオーダーで開発するよりも、安く済むと思ったからです。しかし実際には、フルオーダーする場合と金額はそれほど変わりませんでした。既製ソフトをカスタマイズする場合、権利関係が複雑にからむため、その分コストがかさむからとのことでした。

ボンクレにこちらの予算を伝えた時は、予算の範囲内で、こちらの要望を最大限実現する姿勢を見せてくれました。

第2に、提案が的確だったからです。

ボンクレは、当社の業務や課題や要望をよく理解した上で、業務のシステム化方法を提案してくれました。

業務フローの中で、手作業のために非効率になっている部分を的確に指摘し、システム化による業務フロー改善を提案してくれました。

他のシステム会社は、ボンクレのように一歩踏み込んだ提案はしてくれませんでした。

第3に、開発に取り組む姿勢が真摯だったからです。

業務の基幹になるシステムの開発を依頼するにあたっては、担当者が人間的に信頼できる人物かどうかも、重要なポイントだと考えていました。

業務のシステム化のように大がかりで重大な仕事は、担当者との間に強い信頼関係を築けなければ、やり遂げられないからです。

ボンクレの担当者からは、最大限こちらのメリットになるシステムを開発しようとする姿勢が伝わってきました。

正直に言いますと、失礼ながらボンクレのように無名の会社に依頼することに対し、社内には慎重論もありました。

しかし、ボンクレと直接やり取りした私が、「この会社なら大丈夫」と確信していたこともあり、最終的には、ボンクレに依頼することで社内がまとまりました。

 

■ 提出された業務フロー図が、そのまま新人教育に使えた

― 開発が始まってから、印象に残ってることがありますか。

(田中課長)まず、業務フローの視覚化が的確だったことが印象に残っています。

ボンクレから提出された業務フロー図は、そのまま新人教育用の資料に使えるほど、正確でわかりやすいものでした。

当社にはそれまで販売管理の業務マニュアルがなく、新人教育は、実際に仕事をしながら、先輩のやり方を見て覚えさせる形で行っていました。

このため、業務の細かい部分を標準化できていませんでした。

今回ボンクレに業務フローを視覚化してもらったことで、業務の「見える化」や「標準化」まで達成することができました。

ボンクレから提出された業務フロー図

全体図

 

電話注文受付フロー

各業務フローの例

売上伝票登録フロー

 

納品書・請求書発行フロー

 

■ 5年先まで見据えたシステムを開発してもらえた

― 他に、開発途中で印象に残っていることはありますか。

(田中課長)「スピーディーに反応するシステム」にこだわりをもって開発していることも、印象に残りました。

ヒアリングの段階で、「顧客データや取引データが、年におよそ何件増えるのか?」「5年後には、どれぐらいのデータ件数になっているのか?」といったことを、細かく聞かれました。

使い続けているうちにシステムの反応が鈍くならないように、こうしたシミュレーションをきちんとした上で、データベース設計やハードウェア構成を決めているとのことでした。

  

■ 業務効率が大幅に向上

― 最終的に、当初の条件を満たすシステムができましたか。

(田中課長)はい。完成したシステムは、最初の8つの条件を満たすものでした。

ご注文やお問い合わせをいただいた時、瞬時にデータを呼び出して処理できるようになったので、電話口でお客様をお待たせすることがなくなりました。

商品ごと・取引先ごとの条件に応じて、商品代金や送料が瞬時に自動計算されるようになったので、受注の際に、電卓や手書きメモがほとんど要らなくなりました。

データの集計や共有も、柔軟かつリアルタイムにできるようになりました。

ギフト商品の発送先まで含めて、顧客データを管理できます。

当社独自のお歳暮・お中元申込用紙にも、各種統一書式にも、正しく印字できます。

新人でも短期間で操作できるようになり、業務が標準化されました。

 

■ 修正にも柔軟に対応してもらえた

― システム完成後、印象に残っていることはありますか。

(田中課長)システム完成後も、修正に柔軟に応じてくれたことが印象に残っています。

システムが稼働し始めて数週間後、ある取引先との取引で、当初は想定していなかった条件での価格計算が必要になりました。

ボンクレの担当者に相談したところ、該当する数値について、「基本的には自動入力されるが、必要に応じて変更もできる」という形に、プログラムを修正してくれました。

おかげで、価格計算が自動化されるメリットと、取引条件を柔軟に変更できるメリットの、両方を兼ね備えたシステムになりました。

 

■ システムの導入や入れ替えを検討している中小企業の方へのアドバイス


     インタビュー風景
 

― 既存ソフトを使うか、独自システムを開発するかで迷っている中小企業の方に、アドバイスがあればお願いします。

(田中課長)「既存ソフトを使うか、独自システムを開発するか」という問題は、「システムに仕事を合わせるか、仕事にシステムを合わせるか」という問題になってくると思います。

会社や業界の中で完結している仕事であれば、システムに合せて仕事を変える方が、合理的かもしれません。

しかし、お客様のニーズあっての仕事の場合は、システムに合せて仕事を変えるのは、なかなか難しいと思います。

お客様のために守りたい独自のサービスがあり、既存ソフトではそのサービスをシステム化できない場合は、独自システムをフルオーダーすることも検討してよいのではないでしょうか。

― 他に、独自システムの導入や入れ替えを検討している中小企業の方に、何かアドバイスがあればお願いします。

(田中課長)システムにどこまで機能を盛り込むかは、予算との兼ね合いにもなってきます。ですので、必要な機能のうち「絶対に譲れない部分」と「ある程度目をつぶってもいい部分」を、はっきりさせておくとよいと思います。

 

株式会社浅草むぎとろ様、本日はお忙しい中、
貴重なお話をありがとうございました。

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浅草むぎとろ 本店 TEL 03-3842-1066
地下鉄銀座線浅草駅 4番出口 徒歩3分
地下鉄浅草線浅草駅 A3出口 徒歩1分


※ 取材日:2012年5月
※ 株式会社浅草むぎとろのWebサイト
※ 取材・製作:カスタマワイズ

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