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お得意様インタビュー:早稲田育英ゼミナール様

■ ボンクレお得意様に聞く - 早稲田育英ゼミナール

株式会社早稲田育英ゼミナール 総務部 総務課長 上野晴彦氏に、ボンクレの選定理由と評価をうかがった。


(株式会社早稲田育英ゼミナールについて)
小・中・高校生を対象とする個別指導塾チェーンを運営。直営およびフランチャイズで、北海道から沖縄まで全国に教室を展開。本部東京都新宿区。大阪・仙台・福岡に各地区本部。従業員約50名。講師約2,000名。設立昭和55年。
(2012年6月現在) 

 
■ どのような業務をシステム化したか

― ボンクレに、どのような業務のシステム化を依頼しましたか。

当社では、教材発送管理のシステム化をボンクレに依頼しました。

― 「教材発送管理」とは、どのような業務ですか。

全国の教室から教材・備品の注文を受け、各教室に発送する業務です。本部から直接発送する場合もありますし、業者に発注する場合もあります。フランチャイズ教室については、納品書・請求書を作成して送付します。

各教室からの注文に応じて発送する教材・備品の例
テキスト
テスト
月謝袋、出席表など
入塾案内


■ 既存のパッケージソフトを使わなかった理由

― なぜ、既存のパッケージソフトを使わず、独自システムの開発を依頼したのですか。

既存のパッケージソフトでは、当社独自の教材発送管理に対応できなかったからです。

当社では、各教室から本部に教材を発注する際、教材ごとの発注総数だけでなく、生徒ごとの発注教材も記載してもらっています。「どの生徒さんがどのテキストを使用し、どのテストを受けたか」を、各教室で管理しやすいようにするためです。

このため、受注情報の管理と生徒情報の管理を、併せて行うシステムが必要です。

しかし、そのようなパッケージソフトは見つかりませんでした。

 

■ システムを入れ替えた理由

― ボンクレに教材発送管理のシステム化を依頼したのは、いつですか。

ボンクレにシステム化を依頼したのは、今から6年前の2006年です。

― ボンクレに依頼する前は、どのようなシステムを使っていましたか。

ボンクレに依頼する前は、別のシステム会社に開発させたシステムを使って、教材の発送管理をしていました。

今から15年前の、1997年に開発させたシステムです。

また、教材発送管理用のシステムとは別に、生徒ごとのテスト受験状況を管理するため、社員がAccessで作ったデータベースを使用していました。

― なぜ、システムを入れ替えることにしたのですか。

一つは、旧システムの動作が不安定で、処理速度も低下していたからです。

もう一つは、社員がAccessで作ったデータベースと、システム会社が開発したシステムが併存しているために、教室数・生徒数が増えるに従い、業務が煩雑になってきていたからです。

 

■ 長く安心してつきあえるシステム会社を選んだ

― システムを入れ替えることに決めた後、どのように行動しましたか。

まず、旧システムを開発したシステム会社に、連絡を取ろうとしました。

ところがこのシステム会社は、すでに連絡がつかなくなっていました。

そこで、新しいシステム会社を探し始めました。

― 新しいシステム会社を、どのような基準で選びましたか。

システム会社選びの基準は、3つありました。

1つ目は、システム完成後も、継続してサポートしてくれることです。

前回依頼したシステム会社のように、いつのまにか連絡がつかなくなるようなところは、避けたいと考えました。

2つ目は、当社の業務の流れを正しく理解し、最適なシステムを提案してくれることです。

対象となる業務がやや特殊でしたので、理解力と提案力のあるシステム会社にお願いしたいと考えました。

3つ目は、開発費用がリーズナブルであることです。

以上の3つの基準で検討した結果、ボンクレが当社のニーズを最も満たすと判断されましたので、2006年5月、ボンクレに正式に開発を依頼しました。

ボンクレから提出された提案書(一部)

  

■ スピーディーに安定して動作するシステムが完成。新機能も追加してもらえた

― 開発はどのように進みましたか。

開発着手後は、当社とボンクレの担当者で週1回のミーティングを持ち、機能の詳細を詰めていきました。

開発に着手して3カ月後の2006年8月には、無事、稼働を開始できました。

― ボンクレが開発したシステムによって、旧システムの問題点は解消しましたか。

はい。ボンクレが開発したシステムに切り替えたところ、動作中にシステムが落ちることもなくなりました。処理スピードも、大幅に向上しました。

社員がAccessで作った生徒情報管理データベースが、教材発送管理システムに統合されたことで、二重入力が減り、業務が効率的になりました。

さらに、ボンクレは、旧システムにはなかった新しい機能も追加してくれました。

― どのような新機能ですか。

たとえば、教室から発注された教材の学年・教科を入力すると、どの教科書に準拠した教材を発送しなければならないかが、自動で表示される機能が追加されました。

当社の教室では、お子さんが通う学校の教科書に準拠した教材を使用します。公立の小中学校で使われる教科書は、市区町村の教育委員会が、3年ごとに採択します。全国の市区町村で採択された教科書のデータを登録しておくことにより、教室の所在地から、その地域で使用されている教科書が自動判別されるようになっています。

この機能が追加されたことにより、毎回教材を確認する手間や、誤った教材を発送するミスが、大幅に減りました。

他にも、業者への発注に使用するCSVファイルを生成する機能や、発送する教材のピッキングリストを印刷する機能も追加されました。

 

■ システムについて、社員よりも把握してくれている

― システム完成後のサポートはいかがでしたか。


「ボンクレの担当者は、私以上に当社のシステムについて理解してくれています」(上野総務課長)
 

システム完成後のサポートにも満足しています。

システムが稼働し始めて6年経った現在も、ボンクレの担当者とは、毎月ミーティングを行っています。

当社側の担当は私で3代目なのですが、ボンクレ側は、システム開発を依頼した当初から、同じ方が担当してくださっています。

今ではボンクレの担当者のほうが、当社の社員より、当社のシステムについてよく把握している状況です。

市区町村の教育委員会による教科書採択のタイミングで、教材発送管理システムの地域別準拠教科書データを更新しなければならないことも、ボンクレの担当者から教えてもらいました。

システムに関する要望をミーティングで伝えると、ボンクレの担当者は、こちらの要望を実現するアップデート策とその費用を、すみやかに回答してくれます。

ボンクレに開発してもらったシステムは、これまで6年間アップデートを重ね、稼働開始時よりもさらに使いやすいシステムになっています。

さらに、ボンクレ担当者との毎月のミーティングでは、システムのことだけでなく、社内のIT全般に関わる相談に乗ってもらっています。

たとえば最近は、「情報セキュリティーの強化と業務の効率性を、いかに両立させるか」という課題について、ボンクレの担当者に一緒に、社内体制の整備も含めた解決策を検討しているところです。

他にも、研修セミナーの映像を全国の教室に送る際、映像編集やDVD作成の手配を代行してもらったり、ネットで映像を配信する方法を提案してもらったりしています。

 

■ ボンクレのサポートのどのような点を評価しているか

― ボンクレによるサポートの、特にどのような点を評価していますか。

当社では、特に3つの点を評価しています。

第1に、サポートが積極的である点です。

当社が過去に取引したシステム会社の中には、製品を売ることには熱心でも、導入後の設定や説明や保守は、ほとんどしようとしない会社もありました。

ボンクレには、そのような「売ったら売りっぱなし」、「作ったら作りっぱなし」という姿勢がありません。

導入したシステムや製品が、当社の環境で最適に動作するように、担当者が積極的に設定や説明や保守をしてくれます。

第2に、営業姿勢が誠実である点です。

以前当社では、サーバーを別の会社からリース導入していました。リース契約が切れるのを機に、ボンクレにもサーバー導入費用を見積もってもらったところ、サーバー台数も、導入費用も、保守費用も、従来の半分で済むことがわかりました。以来、サーバーの調達と保守も、ボンクレに依頼しています。ボンクレによると、当社のシステム運用状況からすれば、以前はかなりオーバースペックなハードウェア構成になっていたそうです。

私たちは、ITのことは素人です。システム会社から「必要です」と言われれば、必要と判断して購入するしかありません。売上を増やすために、必要以上の製品を導入させる会社とは、安心してつきあえません。この点で、ボンクレの営業姿勢は、非常に誠実であると判断しています。

第3に、売り込みをしない点です。

ボンクレとのミーティングで、製品の売り込みをされることはまったくありません。当社の状況をヒアリングして、課題を解決できる製品があれば提案してくれるという感じです。この点も、ボンクレとつきあう上での安心感になっています。

 

■ システムの切り替えを検討している中小企業の方へのアドバイス

― システムの切り替えを検討している中小企業の方に、何かアドバイスがあればお願いします。

システムというのは形のないものですし、使いながら改良し続ける必要があるものですから、長く安心してつきあえるシステム会社を選ぶことが大事だと思います。

それから、素人の質問にも誠実に回答してくれて、アドバイスを積極的にくれる会社を選ぶことも大事でしょうね。

 

■ 今後の抱負とボンクレへの期待

― 最後に今後の抱負と、ボンクレへの期待があればお聞かせください。

早稲田育英ゼミナールでは、今後も一人ひとりの学力向上・志望校合格を目指し、一人ひとりの人格の育成・豊かな人間性を育む個別指導を実践し、地域で一番信頼される学習塾を目指して参ります。ボンクレにおかれましても、中小企業の業務のシステム化を通じ、全国の中小企業の発展に貢献していかれることを期待します。


株式会社早稲田育英ゼミナール様、本日はお忙しい中、
貴重なお話をありがとうございました。

早稲田育英ゼミナール様より:

早稲田育英ゼミナールでは、現在フランチャイズを募集しています。教室経営に興味をお持ちの中小企業経営者様は、こちらのフランチャイズ募集ページをご覧ください。


※ 取材日:2012年5月
※ 早稲田育英ゼミナールのWebサイト
※ 取材・製作:カスタマワイズ

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