システム開発において、事前の基本計画書の作成は欠かせません。プロジェクトの進行をスムーズにし成功させるためにも必要なものになります。なかには基本計画書の作成についてよくわかっておらず、悩みの種になっている人もいると思います。システム開発の基本計画書のルールや、ポイントも含めて解説します。
システム開発の基本計画書とは
システム開発の基本計画書は、別名「プロジェクト計画書」とも呼ばれているものです。いかに円滑にプロジェクトを進めるためにはどうしたらいいのか、そのための目的（目標）やスケジュール、役割分担、費用などを記載しているものになり、綿密に練られたスケジュール計画のことです。基本計画書はプロジェクトに携わっている人で共有し、どんな流れで進んでいくのかを認識するためにも重要なものとなります。
基本計画書が必要な理由
システム開発において基本計画書がどうして必要なのか、疑問に思っている人もいるかもしれません。システム開発は携わる人も多く、予定していた通りに進まず苦戦した経験が誰でもあるのではないでしょうか。
- 担当者同士で役割分担の共通認識ができていなかった
- 当初予定していた制作物に大きな相違があった
- 問題が多く予定通りに進むのかわからなくなってしまった
など、システム開発において予想外のトラブルが起こることも珍しくありません。
そのたびにスケジュールの練り直しが必要になりますし、修正作業や報告など時間も手間もかかってしまいます。本来のシステム開発以外の部分で時間を取られてしまうことも多く、担当者にとって、大きな悩みの種になっているケースも少なくありません。
基本計画書を作るためには、事前のすり合わせも必要不可欠です。関係者同士でプロジェクトの進め方について相談する、お互いにアイディアを出し合う必要もあります。お互いに意見を交わすことによって、プロジェクトの情報が共有され洗練されたものになるのです。
システム開発の基本計画書に記載するべき項目は？
基本計画書のなかに、どんな項目を記載すればいいのか説明していきます。
- 目的やゴールを決める
- 範囲（スコープ）を明確にする
- 費用（コスト）を明確にする
- スケジュールの要約をまとめる
- 役割や体制を一目でわかるようにする
- トラブルやリスクで考えられること
それぞれ説明していきます。
・ 目的やゴールを決める
プロジェクトとして、何を目的にするのかゴールを記載します。システム開発におけるゴールとは「QCD」Qは品質部分になり、納品するシステムの品質のこと、Cは費用になり、原価率や利益目標を示したものです。Dはマイルストーンのことをいいます。認識の食い違いを防ぐことにもなりますし、意思疎通をスムーズに行うためにも基本計画書に記載は必要です。大まかな内容にするのではなく、数値で明確化しておくようにしましょう。
・ 範囲（スコープ）を明確にする
事前にどの範囲を行うのか、明確に示す必要があります。特に小規模なプロジェクトのケースでは限られた関係者のみになりますが、大規模になると関係者の数も増え担当している範囲が見えにくくなってしまいます。そのため、担当している範囲が見えにくくなってしまうことも。範囲を示したスコープを作ることで、作業の明確化につながりスケジュールの立案にもつながっていきます。作業内容を階層ごとにわけたものを用意しましょう。
・ 費用（コスト）を明確にする
システム開発においてどの程度の費用がかかるのか、コスト面を明確にすることも大切です。例えば、ネット関係（ソフトウェアやハードウェアの開発費用）、人件費、インフラ費用、保守費用、ライセンス費用などもかかってきます。また作業を委託する場合、外注費もかかってきますので、細かな部分まで把握しておきましょう。費用が見えていないと、予算オーバーになってしまうこともあり、品質にも影響してきます。
・ スケジュールの要約をまとめる
基本計画書には、大まかなスケジュール計画を記載しておくようにしましょう。例えば、進捗計画や、工程スケジュール、個別スケジュール、管理指標などの記載をしておき、ある程度の予定を共有できるようにしておきましょう。スケジュールが細かくなりそうなときは、別途資料として一緒に提出するとわかりやすく伝えることが出来ます。
・ 役割や体制を一目でわかるようにする
システム開発においてそれぞれがどんな役割を持っているのか、体制も含めて把握することが必要です。例えば関係者や何かあったときの責任の所在、要員の役割などもわかるように記載していきます。またシステム開発のプログラムにおいて、達成したい品質も決め手おきましょう。例えば、正確性や目的性などの品質項目はもちろん、故障するまでの時間やエラー回数なども含めて快適な操作性を実現することも重要です。
・ コミュニケーションの頻度
システム開発を円滑に進めるためにも、コミュニケーションの機会を設けることが大切です。例えば、会議を行う目的や開催頻度、日時、出席者なども含め事前に決めておきます。集まる頻度がわかっていれば、スケジュールも立てやすくなりますし連絡事項が漏れる心配もなくなります。また会議を開催するまでのルール決めや議事録のルールなど細かな部分まで考えておくと円滑に進めやすくなります。マニュアルを用意する、教育計画などもある程度決めるようにしておきましょう。
・ トラブルやリスクで考えられること
システム開発においてどんなトラブルやリスクが考えられるのか、そのための対策も記載するようにしておきましょう。リスクの洗い出しを行い、できる限りで予測できるものをすべて可視化しておきます。
そのうえで、対策を決めていくことも基本計画書には必要です。内容はもちろん、発生する確率や影響度、優先順位なども含め分析します。できる対策を行い、トラブルを防いでいきます。トラブルは信用問題にもなりますので防げるにこしたことはありませんよね。
基本計画書を作るときのポイント
基本計画書を作るときのポイントについて、解説していきたいと思います。
・ フォーマットにしておくこと
基本計画書を作るときは、ある程度フォーマットにしておくのをおすすめします。修正や作り直しの必要が出てきたときに、フォーマットが決まっていないと項目の洗い出しから行わなくてはいけなくなるため、膨大な手間がかかることになります。情報を共有できなくなる可能性もありますので、フォーマットにしておき共有することも基本計画書を作るポイントの一つとなります。
・ 図形やグラフを積極的に活用する
基本計画書には、図形やグラフを定量的に記載することも大切です。プロジェクトに参加しているメンバーは役職などの違いもあります。そのなかでいかに認識のすり合わせが必要になってくるため、データに基づく図やグラフでビジュアル的に見やすくなると説得力の高い基本計画書になります。文章も含めて誰が読んでも同じイメージになるような計画書を作るようにしましょう。
まとめ
システム開発の基本計画書は、思っている以上に作成するのが難しいものです。メンバー同士で同じ認識を持ってもらい、共有できるような質の高い基本計画書を作ることが大切です。わが社の「（システム名）」は、基本計画を立てていくところからお任せしていただけます。基本計画書作りに悩んでいる人は、まずはお気軽にご相談ください。